会計帳簿は決算書を作成するための基礎資料です。
しかし、会計帳簿の仕組みまで十分に理解していない方も少なくないかもしれません。
本記事では、会計帳簿の基本と主要簿・補助簿の違いについて紹介します。
会計帳簿とは？
会計帳簿とは、企業が行った取引を記録し、財務状況や経営成績を明らかにするための記録書類です。
会計帳簿は、決算書を作成するための基礎資料であると同時に、税務調査においても重要な確認資料となります。
また、会計帳簿は大きく「主要簿」と「補助簿」に分けられます。
会計帳簿の保存期間
会計帳簿には保存期間が定められており、法人税法上は原則7年、会社法上は原則10年の保存義務があります。
なお、法人税においては、繰越欠損金が生じた事業年度では10年間となります。
実務上は、税務調査への備えや過去の取引内容の確認に対応できるよう、10年間を基準に保管しておくと安心です。
また、電子帳簿保存法の要件を満たせば、紙ではなく電子データによる保存も可能とされています。
主要簿とは？
主要簿とは、すべての取引を体系的に記録する帳簿をいいます。
代表的なものが「仕訳帳」と「総勘定元帳」です。
仕訳帳
仕訳帳は、日々の取引を発生順に記録する帳簿です。
取引が発生した日付、借方科目、貸方科目、金額、摘要などを記載します。
たとえば、現金で商品を購入した場合は「仕入／現金」といった形で記録されます。
仕訳帳は会計処理の出発点となる帳簿です。
総勘定元帳
総勘定元帳は、仕訳帳に記載された内容を勘定科目ごとにまとめた帳簿です。
現金、売掛金、売上、仕入など、それぞれの科目ごとに増減と残高を把握できます。
仕訳帳が時系列の記録であるのに対し、総勘定元帳は科目別の集計帳簿という違いがあります。
補助簿とは？
補助簿とは、主要簿を補完し、内容をより詳しく記録するための帳簿です。
代表的なものとして、以下が挙げられます。
売掛金元帳（得意先元帳）
売掛金元帳は、得意先ごとの取引内容や売上金額を記録する帳簿で、得意先元帳とも呼ばれます。
どの顧客に対していくら売上があり、いくら未回収なのかを把握するために用いられます。
買掛金元帳（仕入先元帳）
買掛金元帳は、仕入先ごとの取引内容や仕入金額を管理する帳簿で、仕入先元帳ともいいます。
どの仕入先にいくら支払う必要があるのかを把握でき、支払管理の基礎資料となります。
現金出納帳
現金出納帳は、事業における現金の入出金を記録する帳簿です。
入金伝票や出金伝票をもとに、すべての現金取引を時系列で記載します。
帳簿残高と実際の現金残高を照合することで、不一致や記帳漏れの確認ができます。
仕入帳
仕入帳は、いつ・どこから・何を・いくらで仕入れたかを時系列で記録する帳簿です。
仕入先、数量、単価などの情報を整理し、買掛金元帳の基礎資料となります。
売上帳
売上帳は、いつ・誰に・何を・いくらで販売したかを得意先別に記録する帳簿です。
売上日や取引内容、金額などを時系列で管理し、売掛金元帳の基礎資料となります。
売上の推移を把握するためにも重要な帳簿です。
固定資産台帳
固定資産台帳は、土地や建物、機械、車両、パソコンなどの固定資産を管理する帳簿です。
資産ごとに取得日、取得価額、耐用年数、減価償却額などを記録します。
固定資産の管理や減価償却費の計算に不可欠な基礎資料となります。
主要簿と補助簿の違い
主要簿と補助簿の違いは、その役割にあります。
主要簿は、企業のすべての取引を網羅的に記録し、決算書作成の基礎となる帳簿です。
一方、補助簿は、特定の取引や科目について詳細な内訳を管理するための帳簿です。
たとえば、総勘定元帳で売掛金の残高が100万円と記載されていても、その内訳までは分かりません。
その内訳を把握するために用いられるのが売掛金元帳などの補助簿です。
また、主要簿は会社法や税法で作成・保存が義務付けられていますが、補助簿は必ずしもすべてが義務付けられているわけではありません。
ただし、実務上は管理のために補助簿を作成することが一般的です。
会計帳簿を整備する重要性
帳簿を正しく整備することは、単なる法令遵守のためだけではありません。
日々の取引内容を正確に把握し、適切に管理するために重要な役割を果たします。
たとえば、売掛金元帳や買掛金元帳が整備されていなければ、取引先ごとの売上や仕入状況を正確に把握することができません。
その結果、残高管理が曖昧になり、回収や支払いの遅れといったトラブルにつながる可能性があります。
さらに、税務調査では帳簿の整合性や記録の正確性が確認されるため、日頃から適切な整備が必要となります。
まとめ
会計帳簿は、企業活動を正確に記録し、財務状況を明らかにするための基礎資料です。
主要簿は取引全体を体系的に記録する帳簿であり、補助簿はその内訳や詳細を管理するための帳簿です。
会計帳簿の作成に関してお悩みの場合は、専門家である税理士に相談することをおすすめします。
